Como organizar documentos e arquivo morto na empresa

Organizar documentos não significa apenas guardar papéis em caixas ou pastas digitais. Significa garantir que as informações possam ser encontradas quando a empresa precisar delas.

Contratos, documentos de funcionários, comprovantes, processos administrativos e registros financeiros fazem parte da rotina de qualquer organização.

Com o passar dos anos, esses documentos se acumulam. Sem critérios de organização, localizar uma informação pode exigir horas de pesquisa, gerar retrabalho e prejudicar decisões.

Por onde começar?

O primeiro passo é conhecer o acervo documental existente.

É importante identificar quais documentos são produzidos, onde estão armazenados, quem precisa consultá-los e por quanto tempo devem ser mantidos.

Esse diagnóstico permite estabelecer critérios de classificação, organização, identificação e acesso, considerando as necessidades de cada empresa.

Ele também evita custos desnecessários. É comum que parte do acervo guardado há anos já possa ser eliminada com segurança, sem precisar ser organizada ou digitalizada. Na Biavini, esse levantamento é feito no diagnóstico do arquivo, conduzido por profissionais formados em Arquivologia.

Arquivo corrente, intermediário e permanente: onde fica o arquivo morto?

A Arquivologia divide os documentos em três fases, de acordo com a frequência de uso. A Lei de Arquivos (Lei 8.159/1991) adota a mesma divisão para os documentos públicos:

• Arquivo corrente: documentos utilizados na rotina, como contratos vigentes, processos em andamento e a documentação dos funcionários ativos. Devem ficar próximos de quem trabalha com eles.
• Arquivo intermediário: documentos consultados raramente, mas que ainda precisam ser mantidos por exigência legal ou administrativa. Podem ser transferidos para um depósito ou para a guarda externa.
• Arquivo permanente: documentos que não serão eliminados, por seu valor histórico, jurídico ou probatório, como os atos de constituição da empresa e as atas.

O que muitas empresas chamam de "arquivo morto" corresponde, em geral, ao arquivo intermediário. Entretanto, esses documentos continuam tendo valor: podem ser exigidos em uma fiscalização, em uma ação trabalhista ou em uma auditoria.

Por isso, precisam estar tão organizados quanto os documentos do dia a dia.

Plano de classificação: um lugar definido para cada documento

O plano de classificação é o instrumento que agrupa os documentos de acordo com as funções e atividades da empresa. Ele funciona como o índice do arquivo.

Com ele, cada documento novo já tem um lugar definido, tanto no arquivo físico quanto nas pastas da rede. Um exemplo simplificado:

• 01 Administração geral
  • 01.1 Contratos com fornecedores
  • 01.2 Patrimônio
• 02 Recursos humanos
  • 02.1 Admissão e desligamento
  • 02.2 Folha de pagamento
• 03 Financeiro e contábil
  • 03.1 Contas a pagar
  • 03.2 Obrigações fiscais

O mesmo código deve aparecer na etiqueta da caixa, no nome da pasta digital e no sistema. Dessa forma, a localização de um documento deixa de depender da memória de um funcionário.

Por quanto tempo guardar cada documento?

O plano de classificação é acompanhado pela tabela de temporalidade. Ela define, para cada tipo de documento, o prazo de permanência no arquivo corrente, o prazo no arquivo intermediário e a destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Os prazos decorrem da legislação trabalhista, fiscal, previdenciária e das normas de cada setor, e variam de acordo com o tipo de documento.

Guardar documentos além do necessário ocupa espaço e gera custos. Eliminá-los antes do prazo pode expor a empresa a multas e dificultar sua defesa em processos.

Quando o prazo se encerra, a eliminação deve ser feita com segurança, principalmente quando há dados pessoais. A LGPD (Lei 13.709/2018) determina, no artigo 16, a eliminação desses dados ao fim do tratamento, com exceções como o cumprimento de obrigação legal. Na Biavini, a avaliação documental e o descarte seguro são realizados com parecer técnico e validação formal.

Como organizar o arquivo morto na prática

Com o plano de classificação e a tabela de temporalidade definidos, a organização do arquivo intermediário segue algumas etapas:

1. Triagem: separar os documentos de cópias, rascunhos e materiais sem valor.
2. Avaliação: aplicar a tabela de temporalidade e separar o que já cumpriu o prazo de guarda.
3. Classificação: agrupar os documentos mantidos de acordo com o plano de classificação.
4. Acondicionamento: utilizar caixas padronizadas, sem excesso de peso, em local seco e protegido.
5. Identificação: etiquetar cada caixa com o código da classe, o tipo de documento e o período. Por exemplo: "02.2 Folha de pagamento, janeiro a dezembro de 2021".
6. Registro: manter uma planilha ou sistema com o conteúdo e a localização de cada caixa.

É comum que o registro seja deixado de lado. Sem ele, apenas quem organizou o arquivo consegue localizar os documentos.

Digitalizar resolve o problema?

A digitalização facilita o acesso e reduz a necessidade de manusear documentos físicos. Entretanto, transformar papéis em arquivos PDF não garante, por si só, que as informações serão facilmente encontradas.

É recomendável avaliar o acervo antes de digitalizar, para não digitalizar documentos que já podem ser eliminados.

É necessário definir regras de nomeação, indexação e controle de qualidade:

• Nomeação: um padrão único para o nome dos arquivos, com data, tipo e assunto. Por exemplo: 2025-03-14_contrato_prestacao-servicos_empresa-abc.pdf.
• Indexação: campos de pesquisa preenchidos para cada documento, como tipo, data, número e nome das partes. É o que permite localizar, por exemplo, todos os contratos de 2023 com determinado fornecedor.
• Controle de qualidade: conferência da legibilidade, da ordem das páginas e da ausência de folhas.

Quando o documento digitalizado precisa valer como o físico perante o poder público, há requisitos adicionais. O Decreto 10.278/2020 exige, entre outros pontos, assinatura digital no padrão ICP-Brasil.

A utilização de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) permite transformar imagens de textos em conteúdo pesquisável, ampliando as possibilidades de localização das informações. Com ele, a pesquisa alcança o conteúdo do documento, e não apenas o nome do arquivo.

Esses são os critérios aplicados na digitalização de documentos da Biavini.

Da organização à pesquisa inteligente

Com documentos adequadamente organizados e preparados, a empresa pode avançar para soluções de pesquisa inteligente, inclusive com recursos de inteligência artificial.

Essas tecnologias podem facilitar a localização de informações, a identificação de conteúdos relacionados e a elaboração de respostas fundamentadas nos documentos disponíveis.

Entretanto, sua eficácia depende da qualidade dos arquivos, da organização documental e das regras de acesso. Abordamos esse tema no artigo A inteligência artificial começa no arquivo e na página Inteligência Documental.

Um exemplo prático

Em 2018, o diagnóstico elaborado pela Biavini no arquivo do IRB Brasil Resseguros identificou documentos que já não precisavam ser guardados. Com a avaliação documental, esse material foi eliminado e a política de guarda do IRB foi redefinida.

Outros projetos estão na página de Cases.

Como a Biavini pode ajudar?

A Biavini atua na organização, digitalização, indexação, guarda e avaliação documental, além da implantação de soluções de pesquisa e recuperação da informação.

Nosso trabalho começa pela compreensão das necessidades de cada cliente, buscando transformar acervos físicos e digitais em informações acessíveis, organizadas e úteis.

Sua empresa perde tempo procurando documentos? Conheça as soluções da Biavini e solicite uma avaliação do seu acervo.